Objetivo

 

Terrenta (en adelante “la Plataforma”, “la Sociedad”) domiciliada en Bogotá, con dirección física Carrera 13 A # 79 – 30, dirección electrónica servicioalcliente@terrenta.co y teléfono (+57) 742 4542 pone a conocimiento de los Titulares de los Datos Personales (como dichos términos se definen más adelante) esta política de Tratamiento de la información (la “Política”), dando cumplimiento a lo dispuesto por el art. 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1266 de 2008, el Decreto 1377 de 2013 y a cualquier norma que los sustituya o modifique. Esta Política, que hace parte integral de los Términos y Condiciones, el Reglamento de Funcionamiento, Circulares y Resoluciones que se encuentran publicados en la página web (en adelante también el “Sitio”) de Terrenta.

El propósito principal de esta Política es poner en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos dispuestos por Terrenta para hacerlos efectivos; informar quienes son las personas autorizadas dentro de la Sociedad de atender las consultas, preguntas, reclamos y quejas, y darles a conocer el alcance y la finalidad del Tratamiento (como dicho término se define más adelante) al cual serán sometidos los Datos Personales en caso de que el Titular otorgue su Autorización expresa, previa e informada.

 

Terceros a quienes va dirigida la Política

 

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, está dirigida a nuestros clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, aliados y en general nuestros grupos de interés sobre los cuales Terrenta, realiza tratamiento de información personal.

 

Cumplimiento Normativo del Régimen de Protección de Datos Personales.

 

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, da cumplimiento al Régimen de Protección de Datos Personales en Colombia, en especial, el artículo 15 y 20 de la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012, el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, Sentencia C-748 de 2011, Circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio y demás normas que la modifiquen, complementen o adicionen.

 

Cumplimiento de los principios para el Tratamiento de Datos Personales.

 

Terrenta garantiza los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad sobre los datos que reposan en las bases de datos que se encuentran en posesión de Terrenta.

 

Vinculatoriedad de la Política de Tratamiento de Datos Personales.

 

Los terceros de la información a quien se encuentra dirigida esta política, deben cumplir con los lineamientos establecidos en el presente instrumento, así como cumplir con el manual interno políticas y procedimientos relativas a la protección de Datos Personales, dependiendo del tipo de vínculo que tenga con Terrenta. Cualquier titular de Datos Personales que tenga alguna relación con Terrenta, lo vincula con la presente política, cuando ha brindado su Autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales.

Terrenta S.A. es una plataforma tecnológica que realiza la actividad de financiación colaborativa prevista en el artículo 2.41.1.1.1 y siguientes del Decreto 2555 de 2010. La recolección y el Tratamiento de los Datos Personales realizados por Terrenta están estrictamente vinculados al desarrollo de su actividad, con el objetivo de que esta preste sus servicios de manera adecuada y eficiente.

Las bases de datos de Terrenta se conservan por el tiempo necesario para garantizar el cumplimiento de su objeto social, mandatos legales y lo que dispongan otras normas sobre retención documental. El monitoreo, manejo y actualización de estas bases de datos será constante conforme a los procedimientos establecidos en esta Política, de tal forma que se garantice la calidad, seguridad y confidencialidad de los Datos Personales.

El área de protección de datos de la Sociedad está a cargo de la adecuada protección de los Datos Personales y, por lo tanto, es responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos de los Titulares de Datos Personales, quienes pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los Datos Personales y revocar las autorizaciones otorgadas a la Sociedad. Para estos fines se pueden dirigir al correo electrónico servicioalcliente@terrenta.co.

Con base en las anteriores consideraciones, que fundamentan el Tratamiento y la protección de Datos Personales de la Sociedad, se formulan las siguientes disposiciones, que son de obligatorio cumplimiento para los destinatarios de esta Política.

 

Definiciones

 

Las expresiones utilizadas en mayúsculas en esta Política tendrán el significado que aquí se les otorga, o el significado que la Ley o la jurisprudencia aplicable les den, según dicha Ley o jurisprudencia sea modificada de tiempo en tiempo. Cualquier diferencia que exista entre los términos aquí definidos y los establecidos en la Ley, se preferirán aquellos señalados en la Ley.

 

Principios

 

Terrenta, en el desarrollo de sus actividades comerciales recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá, transferirá y en general Tratará los Datos Personales de los Titulares, de conformidad con las finalidades establecidas en la presente Política.

En todo Tratamiento de Datos Personales realizado por Terrenta, los Responsables, Encargados y/o terceros a quienes se les transfiera Datos Personales, deberán dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la Ley y en esta Política, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de Ley y a los lineamientos internos de Terrenta. Estos principios son:

 

• Principio de libertad o de autorización del Titular: Todo Tratamiento de Datos Personales se llevará cabo una vez se haya obtenido la Autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo que la Ley establezca una excepción a esta regla.

• Principio de finalidad: Toda actividad de Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a las finalidades mencionadas en esta Política o a las mencionadas en la Autorización otorgada por el Titular de los Datos Personales, o en los documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de Tratamiento de Datos Personales. El Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a una finalidad legítima, que será informada de manera concreta, precisa y previa al Titular para que este exprese su consentimiento informado. Se prohíbe la recolección de Datos Personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.

• Principio de veracidad o calidad: Los datos de carácter personal recolectados deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.

• Principio de transparencia: Cuando el Titular lo solicite, Terrenta deberá entregarle la información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan al solicitante.

Los Datos Personales solo pueden ser Tratados por aquel personal de Terrenta que cuente con Autorización para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrá entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con Autorización o no hayan sido habilitados por Terrenta para llevar a cabo el Tratamiento.

• Principio de acceso y circulación restringida: Los Datos Personales serán usados solo en el ámbito de la finalidad y Autorización concedida por el Titular, por tanto, no podrán ser accedidos, transferidos, cedidos ni comunicados a terceros.

Los Datos Personales bajo custodia de Terrenta no estarán disponibles en Internet o en cualquiera otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados, conforme a lo dispuesto en la Ley y los principios que gobiernan la materia.

• Principio de limitación temporal del Tratamiento: Agotada la finalidad para la cual fueron recolectados y/o tratados los Datos Personales, la plataforma cesará su uso y, por ende, adoptará las medidas de seguridad pertinentes para tal fin.

Principio de seguridad: Terrenta adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los Datos Personales. La plataforma, conforme la clasificación de los Datos Personales implementará las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos de carácter personal tienen la obligación de guardar y mantener la reserva de tales datos. Para los trabajadores de Terrenta esta obligación subsiste aún finalizada la relación contractual con la organización. La plataforma implementa, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.

• Individualidad: Terrenta mantendrá de manera separada las Bases de Datos en las que tiene la calidad de Encargado de las Bases de Datos en las que es Responsable.

 

Tratamiento de Datos Personales

 

Los Datos Personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo con la finalidad o finalidades que tenga cada tipo de Tratamiento.

1. Tratamiento de Datos Personales de niñas, niños y adolescentes

Terrenta, puede recolectar datos de niños, niñas y adolescentes en los siguientes casos:

a. Por parte de sus representantes legales vinculados como empleados en Terrenta, para fines legales y contractuales.
b.  Por parte de sus representantes legales, cuando Terrenta realiza actividades sin fines de lucro y con fines pedagógicos.
c. Por parte de sus representantes legales, cuando compran productos o servicios de Terrenta.

Los representantes de los menores de edad que acceden a los productos y servicios que ofrece Terrenta, son los responsables de suministrar la Autorización para el Tratamiento de los Datos Personales de los menores. Por lo anterior, Terrenta presume que los Datos Personales de los menores de edad que tiene en sus bases de datos, su Tratamiento ha sido autorizado por parte del representante del menor.

En el proceso de captura de información, se respeta el principio de libertad y finalidad, por lo que siempre se le solicita al adulto responsable del menor, la Autorización, libre, previa, expresa e informada para la recolección del dato. En los procesos de recolección, almacenamiento, circulación interna, y supresión, se respeta y se cumple con los principios para el Tratamiento de Datos Personales, así como la Constitución Política, como norma suprema que garantiza los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes, sobre cualquier otra población.

2. Tratamiento de Datos Sensibles

Terrenta podrá solicitar los Datos Sensibles que expresamente se mencionarán en cada Autorización.

En todo caso, Terrenta observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de Datos Sensibles, sometiendo a Tratamiento los Datos Sensibles únicamente cuando el Titular haya otorgado su Autorización, salvo en los casos en que la ley no requiera de dicha Autorización. Cuando Terrenta solicite Datos Sensibles, le informará qué tipo de Datos Personales tienen esta categoría y no condicionará, en ningún caso, ninguna actividad a la entrega de Datos Sensibles.

Los Datos Sensibles serán tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad más altos. El acceso limitado a los Datos Sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de esos Datos Personales y, por lo tanto, solo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información.

 

Finalidades del Tratamiento

 

Terrenta realizará el Tratamiento de los Datos Personales para las finalidades informadas al momento en que el Dato Personal sea recolectado y que sean expresamente consentidas. Así mismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades:

1. Gestión de estadísticas internas, atención al ciudadano/cliente (Gestión PQR), fidelización de clientes, envío de comunicaciones.

2. Asegurar el cumplimiento en normativo en materia de conocimiento de cliente exigido por parte la Superintendencia Financiera.

3. Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes de Terrenta, con el fin de cumplir los contratos de servicios celebrados, incluyendo, pero sin limitarse a la verificación de afiliaciones y derechos de los individuos a los cuales los clientes de Terrenta prestarán sus servicios, utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.

4. Conservar y administrar la información de la relación laboral, civil o comercial con los titulares.

5. El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para el SARLAFT y el SARO.

6. El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y Bases de Datos de Terrenta.

7. Procesos al interior de Terrenta, con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.

8. La transmisión y transferencia de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, incluyendo, pero sin limitarse, a la expedición de carnets, certificados personalizados y certificaciones a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. En cualquier caso, los terceros estarán obligados en los términos de esta Política.

9. Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.

10. Llevar un registro de las sanciones disciplinarias impuestas a contratistas y empleados de la Compañía.

11. La realización de análisis estadísticos, comerciales, financieros, sociales y técnicos.

12. La comunicación con los titulares para efectos contractuales, informativos y comerciales.

13. Comprobación y verificación de la identidad y antecedentes penales, disciplinarios, financieros y crediticios de los titulares.

14. Transmitir, transferir y suministrar la información y Datos Personales de los titulares a terceros, en aquellos casos en que se presente sustitución patronal o en aquellos casos en que la Compañía ceda su posición contractual, o cuando sea parte de un proceso de adquisición o integración empresarial.

15. Transmitir, transferir y suministrar la información y Datos Personales de los titulares a terceros, con el fin de dar referencias laborales y/o profesionales sobre los titulares.

16. Transmitir, transferir y suministrar la información y los Datos Personales de los titulares a compañías operadoras de libranza, con el fin de que estas consulten la información pertinente a efectos del otorgamiento de créditos de libranza.

17. Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas internas de Terrenta.

 

Tipos de Datos Personales que recolecta Terrenta

 

Terrenta recolecta Datos Personales de carácter público, semiprivado, privado, sensible y de Niños Niñas y Adolescentes. De acuerdo con la clasificación del Registro Nacional de Bases de Datos Personales, las categorías de datos que tiene Terrenta, en sus bases de datos, son las siguientes:

1. Datos generales de identificación.
2. Datos específicos de identificación.
3. Datos biométricos.
4. Datos de ubicación relacionados con la actividad comercial.
5. Datos de ubicación relacionados con la actividad privada
6. Datos relacionados con la salud de la persona.
7. Datos Financieros y crediticios.
8. Datos de información tributaria.
9. Datos relacionados con la actividad económica de la persona.
10. Datos relacionados con la historia laboral de la persona
11. Datos relacionados con el nivel educativo, y/o historial académico de la persona.
12. Datos generales relacionados con afiliación y aportes al sistema integral de seguridad social: EPS; IPS; ARL, fechas ingreso/retiro EPS, AFP, etc.
13. Datos de antecedentes judiciales y/o disciplinarios de las personas
14. Datos Personales de acceso a sistemas de información: usuarios, IP, claves, perfiles, etc.
15. Gustos e intereses particulares.

 

Recolección de los Datos Personales

 

Terrenta recolecta información personal a través de diferentes actividades relacionadas con su objeto social, y las obligaciones que tiene como empleador. La información se solicita de manera directa al Titular, y en algunas ocasiones a través de terceros, casos en los cuales, se deberá verificar que cuenten con la respectiva Autorización para el Tratamiento efectivo de los Datos Personales. Los instrumentos que utiliza Terrenta para recolección de la información, cuentan con los requisitos establecidos en la normatividad de protección de Datos Personales, y obedecen a los principios de libertad y finalidad, por lo que, en cada uno de ellos, se encuentra incorporada la Autorización para el Tratamiento de los Datos Personales. Estos instrumentos pueden ser:

1. Formularios web
2- Formularios físicos
3. Correos electrónicos
4. Sistemas de control de ingresos y salidas
5. Páginas web
6. Aplicativos móviles
7. Chat y video chat
8. Soporte remoto
9. Vía telefónica
10. Videos y fotografías
11. Cámaras de video vigilancia
12. Cookies y webbug
13. Headhounters o empresas de adquisición de talento humano.
14. Centros de servicios técnicos que tienen convenio con Terrenta.

 

Derechos del Titular de los Datos Personales

 

Los Titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que reposen en los sistemas de información de Terrenta tienen los derechos descritos a continuación, en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en el Constitución y la Ley.

El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del Titular, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen su ejercicio.

El ejercicio del hábeas data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personal y será ejercido por el Titular del dato de manera exclusiva.

1. Derecho de acceso: Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.

2. Derecho de actualización: Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a Terrenta o los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

De manera excepcional, esta Autorización no será requerida en las excepciones establecidas en la Ley. En estos casos, si bien no se requiere de la Autorización del Titular, sí tendrán aplicación los principios y disposiciones legales sobre protección de Datos Personales.

3. Derecho de Autorización el Tratamiento: La Recolección, Tratamiento y Circulación de Datos Personales se llevarán a cabo con estricto cumplimiento de la libertad de los Titulares, entendida como la decisión voluntaria e informada del Titular de permitir que se traten sus Datos Personales. En desarrollo del principio del consentimiento informado, el Titular tiene derecho a otorgar su Autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para el trato de sus Datos Personales por Terrenta.

4. Derecho de conocimiento: Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de Tratamiento de la información. Así como conocer a la dependencia o persona facultada por Terrenta frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.

5. Derecho de información: Presentar solicitudes ante Terrenta o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.

6. Derecho de prueba: Solicitar prueba de la Autorización otorgada a Terrenta, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del Tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.

7. Derecho de quejas y reclamos: Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Terrenta de acuerdo con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

8. Derecho de rectificación: Este derecho comprende la facultad del Titular de modificar los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.

9. Derecho de revocación: Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de Terrenta, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento Terrenta o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la Base de Datos del Responsable.

10. Derecho de supresión: Solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en virtud de la cual no sea posible dicha supresión.

Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su documento de identificación o copia del mismo. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.

 

Autorización para recolección y Tratamiento de Datos Personales y otra información

 

1. Manifestaciones de los titulares de los Datos Personales.

Los titulares manifiestan que:

Mediante el suministro voluntario de alguno de los Datos Personales en la forma señalada en el numeral anterior, la Autorización expresa verbal o por escrito, o el registro o creación de un perfil en la Plataforma de la sociedad, el titular autoriza expresa e inequívocamente a Terrenta para recolectar Datos Personales y cualquier otra información que suministre, así como para realizar el Tratamiento sobre sus Datos Personales, de conformidad con esta Política y la ley, incluyendo la posibilidad de realizar grabaciones de las llamadas y videollamadas que se realicen con el Usuario.

Fueron informados que, en caso de recolección de información sensible, estos tienen derecho a no contestar las preguntas que le sean formuladas y a no entregar los datos solicitados.

Se les informó acerca de las finalidades para las cuales se utilizarán los datos sensibles recolectados, los cuales se encuentran descritos en el capítulo III de esta Política.

Entienden que son datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, así como los de origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, datos relacionados con el estado de salud, la vida sexual y los datos biométricos.

Comprenden las medidas de seguridad que la sociedad implementa para brindar protección a los Datos Personales que recolecta y, por tanto, aceptan las mismas.

2. Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos.

Terrenta ha designado a la gestión de Servicio al Cliente como área a cargo de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales. La persona designada de Servicio al Cliente tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta Política.

Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:

a. Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o esta Política, como por ejemplo: solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes para conocer los Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales; solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales; solicitudes de actualización de los Datos Personales; solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley, entre otras.

b. Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.

c. Los datos de contacto del Servicio al Cliente son:

Dirección física: Calle 13 No. 79 – 30
Dirección electrónica: servicioalcliente@terrenta.co
Teléfono: (+57) 742 4542
Cargo de la persona de contacto: Analista de Servicio al Cliente

3. Procedimientos para ejercer los derechos de los Titulares de los Datos Personales

a. Consultas

Terrenta dispondrá de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen consultas respecto de cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de Terrenta.

Estos mecanismos podrán ser físicos como trámite de ventanilla, electrónicos a través del correo de Servicio al Cliente servicioalcliente@terrenta.co o telefónicamente en la línea de atención (+57) 742 4542, Encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos en los teléfonos.

Cualquiera que sea el medio, Terrenta guardará prueba de la consulta y su respuesta. En consecuencia, los siguientes son los pasos a seguir para la presentación de consultas:

(i). Las solicitudes se deberán formular por escrito.

(ii). La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada. Para ello puede solicitar el documento de identificación del Titular o copia del mismo, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
(iii). Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, Terrenta recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las Bases de Datos de Terrenta.
(iv). La persona asignada para atender la consulta dará respuesta dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por Terrenta.
(v). En todo caso, la respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por Terrenta.

b. Reclamos

Terrenta dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, representante y/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen reclamos respecto de:

(i) Datos Personales Tratados por Terrenta que deben ser objeto de corrección, actualización, supresión o revocatoria de la Autorización; 
(ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley de Terrenta.

Estos mecanismos podrán ser físicos como trámite de ventanilla, electrónicos a través del correo de Servicio al Cliente para los asuntos relacionados con esta Política servicioalcliente@terrenta.co o telefónicamente en la línea de atención (+57) 742 4542, Encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos en los teléfonos.

Cualquiera que sea el medio, Terrenta guardará prueba del reclamo y su respuesta. En consecuencia, los siguientes son los pasos para seguir para la presentación de reclamos:

(i). El reclamo se formulará mediante solicitud escrita.
(ii). La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada. Para ello puede solicitar la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
(iii). El reclamo debe contener la siguiente información: (1) Nombre y número de documento de identificación del Titular. (2) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto). (3) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante. (4) La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos. (5) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección, revocatoria, supresión, o cumplimiento de deberes). (6) Los documentos que se quiera hacer valer. (7) Firma, correo electrónico, nombre y número de identificación del solicitante del reclamo.
(iv). Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, Terrenta requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
(v). Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de Terrenta no es competente para resolverlo, dará traslado al Analista de Servicio al Cliente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.
(vi). Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de Terrenta donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
(vii). El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

c. Revocatoria

El Titular puede revocar la Autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o exista una obligación legal o contractual.

 

Registro central de bases de Datos Personales

 

Terrenta, como Responsable del Tratamiento de Datos Personales bajo su custodia, dispone de un registro central en el cual relaciona cada una de las bases de datos contenidas en sus sistemas de información. Y a cada Base de Datos le asigna un número de registro.

De manera periódica se registran, para efectos de cumplimiento y auditoría, los cambios surtidos en las bases de Datos Personales. La ocurrencia e historial de los incidentes de seguridad que se presenten contra alguna de las bases de Datos Personales custodiadas por la plataforma son documentados en un registro central.

 

Prohibiciones

 

En desarrollo de esta Política se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento.

1. Terrenta prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro Tratamiento de Datos Personales sin Autorización del Titular.

El incumplimiento de esta prohibición por parte de los trabajadores de la Sociedad es considerado como falta grave, que podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.

El incumplimiento de esta prohibición por parte de los proveedores que contraten con Terrenta será considerado como causa grave para dar terminación al contrato, sin perjuicio de las acciones a que haya lugar.

2. Está prohibida la transferencia de Datos Personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entienden países seguros aquellos que cumplan con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Excepcionalmente y en casos previamente informados a los Titulares, Terrenta tendrá la potestad de transferir internacionalmente los Datos Personales, previa Autorización informada otorgada por los Titulares. La finalidad de la transferencia, relacionada con la actividad económica de la plataforma, será previamente informada a los Titulares.

Al momento de presentarse una transferencia internacional de Datos Personales, previo envío o recepción de estos, Terrenta suscribirá los acuerdos que considere pertinentes para regular las obligaciones, cargas y deberes que surgen para las partes intervinientes.

Los acuerdos o contratos que se celebren deberán atender lo dispuesto en esta Política, así como en la legislación y jurisprudencia que fuera aplicable en materia de protección de Datos Personales.

 

Entrega de Datos Personales a las autoridades competente

 

Cuando las autoridades soliciten a Terrenta el acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se documentará la entrega de la información personal solicitada. A su vez, se garantizará que la información entregada cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad) y se advertirá sobre el deber de protección que se debe cumplir frente a los datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien recibe la información, así como a la entidad para la cual estos trabajan. Se prevendrá a la autoridad que requiera la información personal, sobre las medidas de seguridad que aplican a los Datos Personales entregados y los riesgos que conlleva su indebido uso e inadecuado Tratamiento.

 

Régimen sancionatorio

 

La plataforma comunica a los destinatarios de esta Política que Ley 1581 de 2012 en sus artículos 22 y 23, establece un régimen sancionatorio que materializa los riesgos que se asume por un indebido Tratamiento de los Datos Personales.

Teniendo en cuenta los riesgos que asume Terrenta, en calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales que custodia, el incumplimiento de esta Política por parte de sus destinatarios se considera una falta grave y dará lugar a la terminación del contrato respectivo, sin perjuicio de las demás acciones que legalmente procedan.

 

Vigencia

 

Esta Política rige a partir del 1 de febrero de 2021. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política y la respectiva Autorización, para las cuales fueron recolectados.

 

Modificaciones

 

Esta Política podrá ser modificada por Terrenta cuando así lo requiera sin previa notificación, siempre que se trate de modificaciones no sustanciales. De lo contrario, serán comunicadas previamente a los Titulares.